Quy trình xét tuyển gồm 3 vòng: (1) Vòng Đề cử; (2) Vòng Sơ khảo; (3) Vòng Chung khảo.

Vòng 1: Đề cử

Hàng năm, BTK chịu trách nhiệm mở cổng Đề cử trực tuyến trên website www.SachHay.org để nhận đề cử trực tuyến cho GSH từ:

- Thành viên Hội đồng sáng lập Dự án Khuyến Đọc Sách Hay;

- Thành viên HĐTG của năm đó;

- Thành viên HĐXG của năm đó

- Các nhân sỹ, trí thức, học giả, chuyên gia, nhà giáo, nhà báo… có uy tín, có tâm huyết với sự nghiệp phát triển nền tri thức, văn hóa, khoa học và giáo dục của nước nhà;

- Các cá nhân là những người điều hành các trang tin, mạng xã hội, cộng đồng về sách;

- Các độc giả mê sách; Những người am hiểu về sách;

- Các đối tượng khác.

Sách đề cử phải hội đủ các điều kiện sau:

- Sách được xuất bản bằng tiếng Việt (sách viết/tác phẩm hoặc sách dịch/dịch phẩm).

- Sách được xuất bản hợp pháp ở Việt Nam từ sau 30/04/1975 (xuất bản lần đầu hay tái bản).

- Sách không vi phạm Luật pháp Việt Nam và các công ước, điều luật quốc tế về bảo hộ quyền tác giả và quyền sở hữu trí tuệ.

Vòng 2: Sơ khảo

Trong mỗi thể loại (sách dịch và sách viết), mỗi thành viên HĐXG sẽ chọn ra một danh sách gồm tối đa 10 tựa/cuốn/bộ sách mà mình biết và cho là xứng đáng nhất để đi vào vòng Chung khảo và xếp hạng lần lượt từng tựa/cuốn/bộ sách theo thứ tự từ 1 đến 10.

Ban thư ký chịu trách nhiệm tiếp nhận các “bình chọn và xếp hạng” từ các thành viên Hội đồng để tổng hợp thành Bảng điểm chung cuộc của vòng sơ khảo. Điểm chung cuộc của mỗi cuốn sách là tổng số điểm từ các thành viên Hội đồng Xét tuyển chấm cho cuốn sách đó.

Những cuốn sách có vị trí chung cuộc từ 01 đến 05 (được gọi là “Danh sách sơ khảo”) sẽ được chọn để đi tiếp vào Vòng Chung khảo.

Vòng 3: Chung khảo

Từ danh mục các cuốn sách đã qua vòng sơ khảo, Hội đồng Xét tuyển có nhiệm vụ chọn ra 01 (một) tựa/cuốn/bộ sách phù hợp nhất với tiêu chí của giải thưởng (có điểm cao nhất).

Việc bầu chọn được tiến hành theo nguyên tắc tương tự như ở vòng Sơ khảo. Tuy nhiên, trong vòng Chung khảo:

Cuốn sách được đề nghị trao giải phải là cuốn sách có điểm trung bình chung cuộc cao nhất và điểm trung bình chung cuộc của cuốn sách đó phải trên 6,5 điểm.

Trường hợp, có nhiều hơn 01 (một) cuốn sách đủ điều kiện nhận giải thì việc bình chọn cho cuốn sách nào sẽ do HĐTG quyết định.

Trong trường hợp cuốn sách được đề nghị trao giải có nhiều hơn 1 (một) phiên bản (sách gốc hay sách tái bản, bản dịch lần thứ 1 hay lần thứ n) thì HĐXG có trách nhiệm chọn lựa và đề cử phiên bản xứng đáng nhất lên HĐTG để HĐTG xem xét và quyết định có trao giải hay không, từ đó chọn đúng dịch giả/ đơn vị xuất bản/ năm xuất bản nào xứng đáng được chọn nhất.

Kết quả chung cuộc ở vòng Chung khảo là căn cứ để BTC ra quyết định công bố kết quả.

Nếu ở một thể loại của một hạng mục nào đó không có tựa/cuốn/bộ sách nào đáp ứng đủ điều kiện đoạt giải thì BTC có quyền quyết định sẽ không trao giải cho thể loại thuộc hạng mục đó.